Zagubienie dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej – wybrane aspekty prawne

Prawo dostępu do dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej

Właściciel zwierzęcia ma prawo do dostępu do dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej dotyczącej zdrowia jego podopiecznego oraz udzielanych mu świadczeń lekarsko-weterynaryjnych. Jego prawu odpowiada obowiązek spoczywający na lekarzu weterynarii, dotyczący prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji wynikający z przepisów prawa.

Sporządzanie i udostępnianie dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej osobom lub instytucjom prawnie upoważnionym jest więc obowiązkiem lekarza weterynarii. Mieści się ona w prawie do informacji o stanie zdrowia zwierzęcia. Stanowi o tym art. 25 ust. 1 Ustawy z dnia 18 grudnia 2003 r. o zakładach leczniczych dla zwierząt (Dz.U. 2004, nr 11 poz. 95, 2008, nr 220, poz. 1433): „Właściciel lub opiekun zwierzęcia, któremu zakład leczniczy dla zwierząt świadczy usługę weterynaryjną, jest uprawniony do uzyskiwania informacji o stanie zdrowia zwierzęcia, metodach leczenia, dających się przewidzieć skutkach ich zastosowania lub zaniechania oraz o przewidywanych kosztach usługi weterynaryjnej”. Prawo do informacji o stanie zdrowia zwierzęcia warunkuje skuteczne korzystanie z innych uprawnień, w szczególności z prawa do wyrażania zgody na udzielenie określonej usługi weterynaryjnej, która musi mieć formę zgody świadomej.

Zgodnie z art. 28 ust. 4 Ustawy o zakładach leczniczych dla zwierząt na zakładzie leczniczym spoczywa obowiązek przechowywania dokumentacji świadczonych usług weterynaryjnych przez okres 3 lat.

Zgodnie z art. 69 ust. 4 Ustawy z dnia 6 września 2001 roku Prawo farmaceutyczne obowiązek przechowywania dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej przez 5 lat od dnia jej sporządzenia oraz możliwość korzystania z niej w tym okresie.

Obowiązek ochrony danych osobowych

Dane zawarte w dokumentacji świadczonych usług weterynaryjnych kwalifikują się jako rodzaj danych osobowych, objętych regulacją Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997, Nr 133, poz. 833 z późn. zm.). Zakład leczniczy dla zwierząt w związku z prowadzoną działalnością usługową zobowiązany jest do zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych.

Na gruncie tej ustawy odpowiedzialność za zagubienie dokumentacji ponosi administrator danych osobowych. Art. 36 Ustawy o ochronie danych osobowych nakłada na administratora danych obowiązek zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych. W szczególności chodzi o zabezpieczenie danych przed ich: udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem ich przez nieuprawnioną osobę, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zagubienie dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej

Z przytoczonych powyżej przepisów prawa wynika, że zakład leczniczy dla zwierząt/lekarz weterynarii ma obowiązek ochrony dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej. Dokumentacja świadczonych usług medycznych powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej poufność, zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych oraz przed zniszczeniem lub zagubieniem. Ochrona tej dokumentacji powinna być wszechstronna, tzn. obejmować zabezpieczenie przed zagrożeniami pochodzenia naturalnego (np. pożar), jak i nieumyślnymi oraz umyślnymi działaniami człowieka (np. przypadkowe skasowanie danych w systemie komputerowym, przypadkowe zniszczenie danych w formie papierowej, kradzież itp.). W celu wykonania tego obowiązku w zakładzie leczniczym dla zwierząt powinny zostać wprowadzone określone zasady (procedury) i zabezpieczenia związane z gromadzonymi danymi. Bardzo istotne jest odpowiednie katalogowanie przechowywanych informacji, a także ich archiwizacja oraz ograniczenie do minimum ich obiegu czy udostępniania.

Niewykonanie obowiązku udostępniania lub ochrony danych osobowych może skutkować dla lekarza weterynarii i jego personelu szeregiem sankcji prawnych. Z drugiej strony – nie ma przepisów nakazujących poinformowanie jakichkolwiek służb bądź instytucji o zagubieniu, uszkodzeniu lub zniszczeniu dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej. Co istotne, nie ma też obowiązku informowania o tym właściciela zwierzęcia i organów mających wgląd do dokumentacji.

Co powinien więc uczynić lekarz weterynarii, który dowiedział się, że dokumentacja świadczonych przez niego usług lekarsko-weterynaryjnych uległa zagubieniu/zniszczeniu? Zasadniczo wyjścia są dwa. Lekarz weterynarii może nic nie robić, licząc, że w ustawowym okresie przechowywania dokumentacji nie zgłosi się do niego żadna osoba bądź instytucja uprawniona. Może także zgłosić tym instytucjom bądź osobom fakt zagubienia dokumentacji. Niezależnie jednak od tego, czy zgłosi, czy nie zgłosi faktu zagubienia dokumentacji, musi liczyć się z sankcjami prawnymi. Oczywiście w pierwszym przypadku może być to uznane za okoliczność łagodzącą.

Jakie skutki prawne może wywołać zagubienie/zniszczenie dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej dla lekarza weterynarii?