Zarządzanie czasem w praktyce weterynaryjnej

Zasada dwudziestomilowego marszu

J. Collins i M. Hansen dokonali szeroko zakrojonej analizy porównawczej przedsiębiorstw (4), próbując wyekstrahować cechy przedsiębiorstw odnoszących długofalowe sukcesy. Owocem ich badań jest m.in. Zasada Dwudziestomilowego Marszu. Mimo że ich praca dotyczy ogromnych korporacji, powyższa zasada może z powodzeniem znaleźć zastosowanie w odniesieniu do małych firm (np. Zakłady Lecznicze dla Zwierząt), jak i pojedynczych osób.

Reguła została przedstawiona na hipotetycznym przykładzie marszu na dystansie 3000 mil (ok. 4828 km). Pierwszy piechur przemierza codziennie dystans 20 mil (ok. 32 km), czyni to konsekwentnie, nie zważając na czynniki zewnętrzne, np. pogodę. Został wybrany dzienny dystans 20 mil, gdyż jest to dystans możliwy do pokonania przez dorosłą zdrową osobę, nie prowadzi do nadmiernego wyczerpania organizmu, jest to cel realny do osiągnięcia nawet w przypadku wystąpienia niespodziewanych przeszkód (np. burza, kontuzja).

Co ważne, pierwszy piechur powstrzymuje się przed pokonywaniem większych dziennych odcinków, unika w ten sposób nadmiernego zmęczenia, przeciążenia i osłabienia organizmu. Konsekwentnie, powoli, z uporem dociera do upragnionego celu.

Drugi z piechurów nadgania dystans na terenie równinnym w ciepłym klimacie, jednakże w momencie trudności (mróz, burza, osłabienie organizmu) pokonuje dystans znacznie krótszy niż 20 mil. Dociera do celu znacznie później niż konkurent.

Co zaskakujące, Collins i Hansen dowodzą, że zbyt szybki sukces, zbyt szybki rozwój także może się przyczynić do upadku firmy.

Stosując powyższą regułę, stawiamy na ciągły, stopniowy rozwój, unikamy zbyt ambitnych wyzwań przekraczających nasze możliwości. W oparciu o tę zasadę możemy np. wyznaczyć:

• liczbę wizyt/zabiegów chirurgicznych na lekarza dziennie,
• czas przeznaczony dziennie samokształcenie,
• docelowy miesięczny przychód/wzrost przychodu.

Priorytetyzacja i kategoryzacja czynności

Czynności, zadania, które zostały przez nas zakwalifikowane do wykonania osobistego, warto zapisać (np. w formie elektronicznej, notatnika na smartfonie lub laptopie lub pisemnej, np. karteczek przyczepianych na tablicy korkowej). Zadania warto pogrupować, przykładowo:

• do zrobienia natychmiast,
• można zrobić dziś,
• do zrobienia w tym tygodniu,
• „fajnie byłoby zrobić”, zadania warte wykonania, ale niezbyt pilne, o długim potencjalnym terminie wykonania.

Można wprowadzić dodatkowe graficzne oznaczenia, np. w trakcie wykonania, ukończone, czeka na materiały lub oznaczenia barwne w zależności od typu zadania (np. zielony – zamówienia, fioletowy – telefony do klientów).

Zadania powinny być wykonane od najwyższego piętra do najniższego, tj. zanim przejdziemy do zadań przeznaczonych do ukończenia do końca tygodnia, musimy wykonać wszystkie zadania do natychmiastowego wykonania.